Stap 1: vooraf.
Voor je start met je selectieproces moet je stilstaan bij een aantal aspecten. Onderstaande vragen kunnen inspiratie bieden:
- Waarom is deze functie vrijgekomen? Is het een groeivacature of een vervangingsvacature? Komt de functie vrij door natuurlijke uitstroom (vb. pensionering) of is er meer aan de hand?
- Is het nodig om de vrijgekomen vacature extern in te vullen of zijn er intern mensen die in aanmerking komen?
- Doe je de selectie zelf of besteed je het deels of volledig uit? ('make or buy')
- Wie doet wat in het selectieproces en wie beslist? Hoeveel beoordelaars voorzie je?
- Binnen welke tijdskader en budget moet alles gebeuren?
Stap 2: opstellen functieprofiel en omschrijven van de functie.
- Wat zijn de kenmerken en de eisen van de functie?
- Naam van de functie
- Doel van de functie
- Plaats in het organigram
- Bijdrage aan de organisatiestrategie
- Voornaamste taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
- Resultaatsgebieden
- Over welke competenties (kennis, vaardigheden, attitudes, persoonlijkheidstrekken), opleidingsniveau en ervaring moet iemand beschikken om in deze functie succesvol te zijn?
- Wat zijn de praktische zaken?
- Werkplek
- Arbeidsduur
- Hulpmiddelen, technologie
- Duur van het contract
- Arbeidstijden
Opgelet, we hebben hierbij een belangrijke noot: de idee van een formele en gestandaardiseerde functieomschrijving is meer en meer achterhaald in een VUCA-omgeving. Functies veranderen snel van inhoud, organisaties veranderen, mensen nemen vlotter andere rollen op dan wat er in hun functieomschrijving staat. Een alternatieve benadering zou kunnen zijn dat er met een open blik naar sterktes en bijzonderheden van kandidaten wordt gekeken die interessant kunnen zijn voor de organisatie.
"Vacatures aanpassen aan mensen is dé trend voor werkgevers. Zochten ze naar de witte raven vanuit een vaststaande vacature, dan keren ze hun proces best om. Hun vacature mag niet meer centraal staan. Daarentegen kijken ze beter naar welke competenties en talenten beschikbaar zijn, en hoe ze deze in hun bedrijf inzetten. 'Hoe pas ik mijn jobs aan de aanwezige talenten aan?' is de kernvraag van werkgevers."
(Fons Leroy, Metro 16/1/2018)
Stap 3: kiezen van competenties en profielen.
Kies 5 à 7 observeerbare en meetbare concrete eigenschappen die bedragen tot succesvol uitoefenen van een specifieke rol of functie en gebruik deze competenties in je selectieprocedure.
aandacht voor detail | aanpassingsvermogen | accuraat zijn | adviseren | afstand bewaren | agile-wendbaar zijn | ambitieus | analytische vermogen | anticiperen/vooruitdenken | argumenteren | assertiviteit | authenticiteit | beïnvloeden | besluitvaardigheid | betrokkenheid | betrouwbaarheid | coachen | collegialiteit | creativiteit | crisis management | delegeren | didactische vaardigheden | discipline | discussiëren | doelen realiseren | doelgericht | doorzettingsvermogen | draagvlak creëren | durf | energiek | feedback geven | feedback ontvangen | flexibiliteit | focussen | gedrevenheid/bevlogenheid | gespreksvaardigheden | helikopterview | informatie beheren | initiatief | inlevingsvermogen/empathie/sensitiviteit | innoveren | integriteit | inzet | klantgericht zijn | kostenbewust handelen | kritisch denken | kwaliteitsbewustzijn/kwaliteitsgericht | leervermogen | leiderschap | leiding geven | loyaliteit | luisteren | medewerkers ontwikkelen | mensenkennis | mondelinge communicatie | motiveren | netwerken | nauwkeurigheid | nieuwsgierig zijn | notuleren | observeren | omgaan met agressie | omgaan met conflicten | omgaan met diversiteit | omgaan met weerstand | omgaan met werkdruk | omgevingsbewustzijn | onafhankelijk denken | onderhandelen | ondernemen(d) | oordeel vormen | oplossingsgericht denken | ordelijk werken | organisatiesensitiviteit | overtuigingskracht | plannen en organiseren | presenteren | prestatiemotivatie | prioriteiten stellen | professionalisme | realiteitszin | reflecteren | resultaatsgericht | samenwerken/teamplay | schriftelijke communicatie | snel kunnen schakelen | sociabiliteit | strategisch denken | stressbestendigheid | tactvol zijn | technische expertise | timemanagement | veerkrachtig | veilig werken | veranderingsbereidheid | verantwoordelijkheidsgevoel | verbeteringsgericht | vergaderingen leiden | verkopen | vernieuwingsgericht | verzamelen van informatie | visie ontwikkelen | voortgang controleren | zelfbeheersing | zelfkennis | zelfreflectie | zelfstandigheid en autonomie | zelfvertrouwen | zorg (caring)
Stap 4: bepalen van concrete gedragsindicatoren.
Gedragsmatig moet nauwkeurig beschreven worden wat nu precies wordt verstaan onder een bepaalde competentie voor de functie. Welke concrete observeerbare gedragsindicatoren kunnen we bepalen? Dit is essentieel om ze met de selectie-technieken goed in kaart te brengen. Op deze indicatoren worden via de selectietechnieken scores gegeven.
Voorbeeld 'samenwerken/teamwork' voor een verkoper:
- Neemt initiatief om dagelijks af te stemmen met collega's.
- Wisselt frequent uit zichzelf informatie uit met de andere verkopers
- Springt spontaan in wanneer een collega-verkoper het te druk heeft of wegvalt
Op deze indicatoren worden via de selectietechnieken scores gegeven.