Dat de eventsector het tijdens de COVID-periode zwaar te verduren had, is een open deur intrappen. Een steuntje in de rug was dus welkom, en dat mag niet alleen in financiële zin geïnterpreteerd worden. Ook op het vlak van voorbereiding en interne organisatie kan de sector advies en ondersteuning gebruiken.Het onderzoeksproject AI4Events van HOGENT speelde daarop in. Tijdens een lanceringsevent op 19 juni staat de ‘roadmap’ met nuttige tools die tijdens het onderzoek werd ontwikkeld in de kijker.
AI4Events wil de evenementensector ondersteunen bij de toepassing van artificiële intelligentie, via digitale en AI-tools waarmee de eventbedrijven zelf aan de slag kunnen en die hen helpen om events (kosten)efficiënter te organiseren. Die tools zijn verzameld in een digitale roadmap op een online platform. Het laat de evenementensector toe om na te gaan welke tools voor hen relevant zijn.
B2B
“De roadmap werd zo toegankelijk mogelijk gemaakt voor de sector, met een handleiding, ROI, case per tool”, situeert Katrien Meert, onderzoekspromotor en opleidingshoofd marketing. “De tools die we inventariseerden en aanbieden op het platform, zijn niet te prijzig en voornamelijk van Belgische makelij. Daarmee richten we ons naar de vele kleinere organisaties met beperktere budgetten. Onze doelgroep bestond uit overwegend B2B-bedrijven, dus organisatoren van congressen, seminaries, e.d.”
Nogal wat van de tools op het platform bestaan al een tijdje, maar waren voor vele eventbedrijven onbekend. Sommige omdat ze in oorsprong niet bestemd waren voor de eventsector en dus aanpassingen vereisten.
De Event Confederation, de nieuwe koepelorganisatie van de sector die medeorganisator is van de studiedag op 19 juni, is alvast opgezet met het platform, zegt woordvoerder Stijn Snaet: "Het gebruik van AI-tools is van cruciaal belang voor de Belgische evenementenindustrie. De toepassingen die opgenomen zijn op dit platform zijn zeer divers."
Voedseloverschotten
Hij ziet onder meer voordelen op het vlak van efficiëntie en productiviteit: "Door de naweeën van de coronajaren komt de sector soms mensen te kort. AI-tools kunnen hier een deel van de oplossing bieden. Bovendien komt er zo meer tijd vrij voor strategische en creatieve aspecten van de organisatie, wat dan weer leidt tot betere ervaringen en resultaten voor de bezoeker."
Een voorbeeld van een tool die de roadmap aanbiedt, is een app voor cateringorganisatie. “Als het gebruik daarvan ertoe leidt dat je efficiënter kan organiseren waardoor je 2 medewerkers minder nodig hebt, of waardoor je de voedseloverschotten kan beperken, dan levert je dat een grote besparing op”, schetst Katrien Meert. Andere tools richten zich onder meer op het matchen van aanwezigen of het beheer van de inschrijvingen.
Buikgevoel
De verzamelde tools lijken soms voor de hand liggend, maar de sector heeft nog een weg af te leggen op het vlak van data en digitalisering, viel de onderzoekers op: “Vele bedrijven organiseren event na event zonder veel systematiek in bijvoorbeeld monitoring van de ingeschrevenen, efficiëntie van de catering, en dergelijke. Dikwijls wordt er ad hoc beslist, gebaseerd op buikgevoel in plaats van data”, zegt Karin Bruyr, lector marketing en mede-promotor van het onderzoek.
Stijn Snaet van Event Confederation geeft toe dat daar nog een weg te gaan is: "Op het vlak van data-analyse moeten we zeker stappen zetten. Inzichten in voorkeuren, gedrag, en dergelijke zorgen voor een grotere voorspelbaarheid, wat op zijn beurt dan weer risicobeperking en beter maatwerk oplevert, zodat je aansluit bij de behoeften en wensen van deelnemers."
Levendig houden
De bedoeling van het online platform beperkt zich niet tot het aanbieden van tools, maar het wil ook een community uitbouwen waar bedrijven uit de sector kunnen connecteren en die ook na het project levendig gehouden wordt.
“Het wordt geen statisch overzicht van tools”, verzekert Katrien Meert. “Gebruikers kunnen op het platform elkaar op de hoogte houden van ervaringen met bepaalde tools, nieuwe tools suggereren, enzovoort.”
Daarnaast wordt er een navormingsaanbod ontwikkeld om met artificiële intelligentie (AI) effectief aan de slag te gaan. Dat doet meteen de vraag rijzen hoe AI geïntegreerd kan worden in de eventsector. Een tool over catering of het monitoren van inschrijvingen is op zich immers nog geen artificiële intelligentie.
Ministeriële interesse voor AI4Events
Het project AI4Events ontwikkelde een platform dat op maandag 19 juni wordt gelanceerd. Dit lanceringsevent is een organisatie van HOGENT en Event Confederation en kan rekenen op de aanwezigheid van de Gentse burgemeester Mathias De Clercq en Jo Brouns, Vlaams minister van Economie, Innovatie, Werk, Sociale economie en Landbouw.
Programma:
- 16.00u – Onthaal
- 16.30u – Officieel programma:
- Opening door burgemeester Stad Gent Mathias De Clercq
- Opening door HOGENT en Event Confederation
- Demo Roadmap
- Officiële lancering door Jo Brouns, Vlaams minister van Economie, Innovatie, Werk, Sociale economie en Landbouw
- Voorstelling use cases
- Wat met Intellectual Property in AI?
- 18u – Afsluitende receptie
- Het slotevenement vindt plaats in gebouw T van de HOGENT-campus Schoonmeersen, Voskenslaan 364A, 9000 Gent.
Deelname is gratis maar inschrijven is wel noodzakelijk. Na registratie ontvang je een bevestiging. Kort voor het event mag je dan alle praktische info verwachten. Het event is intussen volzet, maar inschrijvingen komen op de wachtlijst.
"Dikwijls wordt er in de sector nog ad hoc beslist, gebaseerd op buikgevoel in plaats van data."
Karin Bruyr, lector marketing en mede-promotor van het onderzoek
“Dat klopt”, zegt Karin Bruyr. “De grens bepalen waar AI begint, is natuurlijk moeilijk, maar zodra een systeem voorspellingen kan doen op basis van eerder verzamelde en verwerkte gegevens, ben je met AI bezig. Hoe meer vragen en reacties een chatbot krijgt, hoe verfijnder de antwoorden zullen worden, bijvoorbeeld.”
No-shows
Binnen het onderzoeksproject zelf werd een prototype van een no-showtool ontwikkeld. “Op basis van de locatie, de aanwezigheid van openbaar vervoer en/of parking, het type evenement, het al dan niet betalend zijn van het event en diverse andere factoren hebben we een AI-predictiemodel uitgewerkt”, zegt Geert Van Boven, lector IT & marketing en co-promotor van het onderzoeksproject. “Daarmee kunnen evenementbedrijven het aantal no-shows - mensen die zich inschrijven maar niet komen opdagen – voorspellen, wat hen toestaat om daar in het planningsproces op te anticiperen.”
Adequaat voorspellen impliceert wel dat je over veel gegevens beschikt. Want hoe meer gegevens verwerkt worden, hoe betrouwbaarder de voorspellingen. En daar nijpt soms het schoentje: “Het is vaak trekken en sleuren om data te kunnen verzamelen”, ervaren de onderzoekers.
“Zelfs geanonimiseerde data zijn moeilijk te verkrijgen, wat onder meer te wijten is aan het feit dat er in de sector nog geen cultuur bestaat waarin databeheer en -beleid ingeburgerd is. Dat neemt niet weg dat er voor de no-showtool veel interesse bestaat, maar om het prototype verder te ontwikkelen tot een bruikbaar instrument, is een nieuw onderzoeksproject nodig”, besluit Geert Van Boven.
Publicatiedatum: 06/06/2023