Reglement betreffende de erkenning van studentenverenigingen en de subsidiëring van studentenactiviteiten.

Artikel 1. Begrippen

Studentenvereniging

Een ledenorganisatie, werkgroep, of een andere groepering van HOGENT-studenten, opgericht door en georganiseerd ten behoeve van de HOGENT-studenten.

Erkende studentenvereniging

Een studentenvereniging die voldoet aan alle opgestelde erkenningsvoorwaarden zoals hierna gedefinieerd, en erkend wordt door HOGENT.

EVRM

Europees Verdrag tot bescherming van de Rechten van de Mens en de Fundamentele Vrijheden.

Studentenactiviteit

Een activiteit die georganiseerd wordt door een studentenvereniging voor de HOGENT-studenten.

HOGENT - directie Studentenvoorzieningen (STUVO)

HOGENT staat in voor de erkenning van studentenverenigingen.
Overwale 42, 9000 Gent, www.hogent.be/stuvo/, 09 243 37 38.

Hoofdmedewerker STUVO

De hoofdmedewerker van STUVO die binnen zijn opdracht belast is met het werkveld studentenwerking (studentenwerking@hogent.be).

Artikel 2. Doel

HOGENT erkent studentenverenigingen en subsidieert studentenactiviteiten omdat ze een bijdrage leveren aan de waarden en de strategische doelstellingen van HOGENT. Studentenverenigingen dragen ook bij tot de socioculturele ontplooiing van de studenten en de ontwikkeling van het community-gevoel binnen HOGENT.

Artikel 3. Erkenningsvoorwaarden

Een studentenvereniging die door HOGENT wil erkend worden, voldoet aan volgende erkenningsvoorwaarden:

§1 Doelgroep

De studentenvereniging verbindt zich ertoe om zich in te zetten voor de HOGENT-studenten.

§2 Doelstelling

De studentenvereniging heeft een weloverwogen doelstelling die strookt met de visie en de waarden van HOGENT en waarbij de leden van de vereniging zich betrokken voelen.

§3 Non-discriminatieclausule en EVRM

De studentenvereniging die handelt in strijd met de democratische beginselen en de fundamentele rechten en vrijheden zoals vervat in de Grondwet en het Europees Verdrag tot bescherming van de Rechten van de Mens en de Fundamentele Vrijheden (EVRM), de strafwet en andere toepasselijke wetgeving, tot dergelijke handelingen aanzetten of beogen bij te dragen tot de legitimering ervan, kan niet erkend worden.

§4 Verantwoordelijken van de vereniging en contactadres

De studentenvereniging beschikt over een bestuur dat minimaal volgende functies bevat: voorzitter, ondervoorzitter, penningmeester en secretaris. Deze functies kunnen enkel worden opgenomen door HOGENT-studenten die voor minstens 27 studiepunten zijn ingeschreven (met uitzondering van het afstudeerjaar).

De studentenvereniging moet beschikken over een contactadres. Dit adres mag niet overeenstemmen met een van de adressen van de vestigingseenheden van HOGENT.

§5 Activiteiten

Er worden minstens vijf studentenactiviteiten, in een periode van twaalf maanden voorafgaand aan de aanvraag, aangetoond met voldoende bewijsmateriaal (flyers, Facebook, foto’s).

§6 Doopdecreet

De studentenvereniging, in de hoedanigheid van de voorzitter en de ondervoorzitter, onderschrijft de bepalingen van het doopdecreet van de Stad Gent. Het doopdecreet wordt ondertekend afgegeven aan de hoofdmedewerker STUVO. Het doopdecreet is te downloaden via www.hogent.be/studentenverenigingen.

De controle op de naleving van het doopdecreet wordt op vraag van HOGENT uitgevoerd door het Seniorenkonvent Ghendt.

§7 Bankrekening

De studentenvereniging heeft een bankrekening op naam van de vereniging.

§8 Ondersteuning

Van de studentenvereniging wordt een engagement verwacht om, wanneer dit mogelijk is, een actieve ondersteuning te bieden bij de organisatie van HOGENT-activiteiten.

Artikel 4. Erkenningsprocedure

§1 Aanvraag

Een studentenvereniging komt slechts in aanmerking voor een erkenning op voorwaarde dat alle onderstaande stukken online ingediend worden via www.hogent.be/studentenverenigingen:

‘Gegevens van de vereniging’
‘Verantwoordelijken van de verenigingen’
‘Gegevens van de bankrekening’
‘Activiteiten afgelopen academiejaar’
‘Activiteitenkalender’
‘Doelstellingen van de vereniging’

Elke wijziging van de gegevens wordt zo snel mogelijk doorgegeven aan de hoofdmedewerker STUVO.

§2 Deadline aanvraag

De aanvraag tot erkenning van een studentenvereniging wordt tussen 1 september en 1 oktober van het betreffende academiejaar ingediend. Een aanvraag die na 1 oktober van het betreffende academiejaar wordt ingediend, wordt niet aanvaard.

Er kan slechts één aanvraag per academiejaar per studentenvereniging gebeuren.

§3 Erkenningsperiode

De erkenning is geldig vanaf de eerste dag van de onthaalweek tot en met de laatste dag van de derde examenperiode cf. de academische kalender van het betreffende academiejaar.

§4 Goedkeuring

De erkenningsaanvraag wordt onderzocht en opgevolgd door de hoofdmedewerker STUVO. De directeur Studentenvoorzieningen beslist over de aanvraag tot erkenning. Desgevallend kan er binnen HOGENT bijkomend advies worden ingewonnen.

§5 Intern beroep

Tegen de beslissing van de directeur Studentenvoorzieningen kan de studentenvereniging een beroep instellen bij het Bestuurscollege van HOGENT binnen een termijn van een maand te rekenen vanaf de dag na ontvangst van de beslissing van de directeur Studentenvoorzieningen. Het gemotiveerd beroepschrift wordt overgemaakt aan de voorzitter van het Bestuurscollege. Het dossier wordt geagendeerd op het Bestuurscollege dat een gemotiveerde beslissing neemt inzake de gegrondheid van het beroep en daarbij definitief beslist of de erkenningsaanvraag van de studentenvereniging al dan niet wordt ingewilligd.

§6 Gegevensbescherming

Alle gegevens die in het kader van de erkenningsprocedure worden verstrekt, worden op een veilige manier bewaard en kunnen op vraag aangepast of verwijderd worden. De gegevens worden enkel gebruikt om contact op te nemen en relevante informatie door te sturen. Ze zullen op geen enkele manier gebruikt worden voor commerciële doeleinden. Met uitzondering van de studentenambtenaar van de Stad Gent heeft geen enkele externe partner toegang tot deze gegevens.

Artikel 5. Subsidiëringsvoorwaarden

§1 Studentenactiviteiten

Een studentenactiviteit komt in aanmerking voor subsidiëring indien ze beantwoordt aan alle onderstaande voorwaarden:

de activiteit gaat uit van een door HOGENT erkende studentenvereniging;
de activiteit respecteert de democratische beginselen en fundamentele rechten en vrijheden zoals vervat in de Grondwet en het Europees Verdrag tot de bescherming van de Rechten van de Mens en de Fundamentele Vrijheden (EVRM), de strafwet en andere toepasselijke wetgeving;
de activiteit wordt zonder winstoogmerk georganiseerd;
de activiteit staat open voor alle HOGENT-studenten;
de activiteit wordt via e-mail minimum een week voorafgaand aan de datum van de activiteit gemeld of wordt opgenomen in een kalender die bij het begin van elke semester wordt doorgemaild.

§2 Subsidieerbare kosten

Volgende kosten zijn subsidieerbaar:

kosten van voorbereiding, organisatie, bekendmaking en opvolging van de activiteiten;
algemene werkings- en administratiekosten van de studentenvereniging.

Voorbeelden van subsidieerbare kosten: huur lokalen, openbaar vervoer, bussen, sprekers, promotiemateriaal, huur mediamateriaal, huur sportartikelen, enzovoort.

§3 Niet-subsidieerbare kosten

Volgende kosten zijn niet-subsidieerbaar:

kosten voor goederen of diensten met een persoonlijke eindbestemming (met uitzondering van geschenken voor sprekers);
kosten voor spijs en drank (met uitzondering van geschenken voor sprekers);
kosten die reeds gedekt zijn door sponsoring of andere financieringskanalen.

Voorbeelden van niet-subsidieerbare kosten: traktaties, etentjes, computer, gsm, persoonlijke eretekens, enzovoort.

§4 Maximaal subsidieerbaar bedrag

Een erkende studentenvereniging kan maximaal 1.500 euro als subsidie ontvangen volgens de bovenstaande voorwaarden, binnen de erkenningsperiode en via de procedure zoals omschreven in artikel 6.

Artikel 6. Subsidiëringsprocedure

§1 Werkwijze

De subsidiëring wordt via een terugbetaling van de geprefinancierde kosten toegekend. Deze kosten, zoals omschreven in artikel 5 §2 kunnen terugbetaald worden door het ingevulde formulier ‘Aanvraag terugbetaling van geprefinancierde kosten’ (zie www.hogent.be/studentenverenigingen) samen met de betalingswijzen, zoals omschreven in artikel 6 §2, over te maken aan de hoofdmedewerker STUVO.

De aanvraag tot terugbetaling wordt ingediend:

voor wat betreft kosten die gemaakt zijn in het eerste semester: uiterlijk voor 30 maart van het betreffende academiejaar;
voor wat betreft kosten die gemaakt zijn in het tweede semester: uiterlijk voor 15 september van het betreffende academiejaar.

Behoudens uitzonderlijke omstandigheden wordt elke aanvraag die na de bovenvermelde data wordt ingediend, geacht onontvankelijk te zijn.

§2 Betalingsbewijzen

Enkel kosten die betaald zijn via de bankrekening van de vereniging kunnen terugbetaald worden. Elke betaling wordt gestaafd aan de hand van een factuur of een betalingsticket én een afschrift van de bank die die betaling bewijst. Kosten die cash betaald zijn of die betaald zijn via een persoonlijke bankrekening worden in beginsel niet aanvaard. Uitzonderingen hierop kunnen toegestaan worden op voorwaarde dat zij uitgebreid gemotiveerd worden door het ingevulde formulier ‘Verklaring op eer’ (zie www.hogent.be/studentenverenigingen) over te maken.

§3 Terugbetaling

De directeur Studentenvoorzieningen beslist als budgethouder over elke aanvraag tot terugbetaling. Het betreffende bedrag wordt, binnen de dertig dagen na goedkeuring, gestort op het rekeningnummer van de studentenvereniging.

Artikel 7. Eenmalige studentenactiviteiten

§1 Aanvraag

Om aanspraak te maken op een projectsubsidie voor een eenmalige studentenactiviteit wordt het ingevulde formulier ‘Aanvraag projectsubsidie voor een eenmalige studentenactiviteit’ (zie www.hogent.be/studentenverenigingen) overgemaakt aan de hoofdmedewerker STUVO.

§2 Verantwoordelijken

De aanvragers (minimum vier) van de projectsubsidie en dus de verantwoordelijken van de studentenactiviteit, zijn HOGENT-studenten die voor minstens 27 studiepunten zijn ingeschreven in het academiejaar waarin de aanvraag wordt ingediend (met uitzondering van het afstudeerjaar). Zij vormen hiervoor een feitelijke vereniging die erkend wordt als een studentenvereniging voor een eenmalige activiteit.

§3 Subsidiëringsvoorwaarden

Een studentenactiviteit komt in aanmerking voor subsidiëring indien ze beantwoordt aan alle onderstaande voorwaarden:

de activiteit respecteert de democratische beginselen en fundamentele rechten en vrijheden zoals vervat in de Grondwet en het Europees Verdrag tot de bescherming van de Rechten van de Mens en de Fundamentele Vrijheden (EVRM), de strafwet en andere toepasselijke wetgeving;
de activiteit wordt zonder winstoogmerk georganiseerd;
de activiteit staat open voor alle HOGENT-studenten;
de activiteit wordt via e-mail minimum een week voorafgaand aan de datum van de activiteit gemeld aan de hoofdmedewerker STUVO.

Enkel de kosten van de voorbereiding, de organisatie, de bekendmaking en de opvolging van de activiteiten zijn subsidieerbaar.

Volgende kosten zijn niet-subsidieerbaar:

kosten voor goederen of diensten met een persoonlijke eindbestemming (met uitzondering van geschenken voor sprekers);
kosten voor spijs en drank (met uitzondering van geschenken voor sprekers);
kosten die reeds gedekt zijn door sponsoring of andere financieringskanalen.

Het logo van HOGENT (koepelmerk) is zichtbaar tijdens de studentenactiviteit en wordt vermeld op de (digitale) affiche/flyer ter promotie van de studentenactiviteit.

§4 Subsidiëringsprocedure

De subsidiëring wordt via een terugbetaling van de geprefinancierde kosten toegekend. Deze kosten, zoals omschreven in artikel 7 §3 kunnen terugbetaald worden door het ingevulde formulier ‘Aanvraag terugbetaling van geprefinancierde kosten’ (zie www.hogent.be/studentenverenigingen) samen met de betalingswijzen, zoals hieronder omschreven, over te maken. De aanvraag tot terugbetaling wordt ten laatste dertig dagen na de activiteit ingediend.

Elke betaling wordt gestaafd aan de hand van een factuur of een betalingsticket en een afschrift van de bank die de betaling bewijst. Kosten die cash betaald zijn worden in beginsel niet aanvaard. Uitzonderingen hierop kunnen toegestaan worden op voorwaarde dat zij uitgebreid gemotiveerd worden door het ingevulde formulier ‘Verklaring op eer’ (zie www.hogent.be/studentenverenigingen) over te maken.

De aanvraag tot terugbetaling wordt onderzocht en opgevolgd door de hoofdmedewerker STUVO. De directeur Studentenvoorzieningen beslist als budgethouder over elke aanvraag tot terugbetaling. De projectsubsidie, met een bedrag van maximaal 300 euro, wordt binnen de dertig dagen na goedkeuring gestort op het rekeningnummer zoals vermeld op het formulier ‘Aanvraag terugbetaling van geprefinancierde kosten’.

§5 Gegevensbescherming

Artikel 8. Administratieve maatregel

Een erkende studentenvereniging die tijdens de erkenningsperiode niet langer voldoet aan één van de erkenningsvoorwaarden zoals voorzien in artikel 3 §4 en §7, kan tijdelijk geschorst worden. De activiteiten die tijdens de periode van schorsing georganiseerd worden, komen niet in aanmerking voor subsidiëring. De schorsing wordt opgeheven wanneer er kan aangetoond worden dat er terug aan alle erkenningsvoorwaarden voldaan wordt.

De beslissing tot tijdelijke schorsing wordt genomen door de directeur Studentenvoorzieningen. De betrokken studentenvereniging wordt te allen tijde gehoord en heeft het recht zich te verdedigen.

Artikel 9. Tuchtmaatregel

§1 Uitsluiting van een erkende studentenvereniging

Een erkende studentenvereniging die tijdens de erkenningsperiode niet langer voldoet aan één van de erkenningsvoorwaarden zoals voorzien in artikel 3 §3 en §6 en/of de activiteiten van een andere studentenvereniging saboteert of hindert, kan uitgesloten worden voor de gehele erkenningsperiode.

Na de uitsluiting heeft de betrokken studentenvereniging geen recht meer op subsidies en worden alle reeds verkregen subsidies teruggevorderd. De activiteiten die na de uitsluiting georganiseerd worden door de uitgesloten studentenvereniging, komen niet in aanmerking als erkenningsvoorwaarde, zoals voorzien in artikel 3 §5 voor de erkenningsaanvraag van het daarop volgende academiejaar.

De beslissing tot uitsluiting wordt genomen door de directeur Studentenvoorzieningen. De betrokken studentenvereniging wordt te allen tijde gehoord en heeft het recht zich te verdedigen.

§2 Intern beroep

Tegen de beslissing van de directeur Studentenvoorzieningen kan de erkende studentenvereniging een beroep instellen bij het Bestuurscollege van HOGENT binnen een termijn van een maand te rekenen vanaf de dag na ontvangst van de beslissing van de directeur Studentenvoorzieningen. Het gemotiveerd beroepschrift wordt overgemaakt aan de voorzitter van het Bestuurscollege. Het dossier wordt geagendeerd op het Bestuurscollege dat een gemotiveerde beslissing neemt inzake de gegrondheid van het beroep en daarbij definitief beslist of de studentenvereniging uitgesloten blijft.

Artikel 10. Verzekering

De door HOGENT erkende studentenverenigingen, met jaarwerking of met éénmalige activiteiten, evenals hun organen en raden, aangestelden en andere medewerkers in de uitoefening van hun mandaat of functie, zijn door de HOGENT-verzekering gedekt voor burgerlijke aansprakelijkheid en rechtsbijstand volgens de voorwaarden in de hogeschoolpolis bij Ethias polisnummer 45.217.081.

De activiteiten van deze studentenverenigingen zijn verzekerd als zij erkend zijn door HOGENT - directie Studentenvoorzieningen.

De HOGENT-studenten zijn tijdens door HOGENT erkende activiteiten (uitgezonderd publieksevenementen) verzekerd voor lichamelijke ongevallen wanneer door HOGENT gekend is wie aan deze activiteit deelneemt en op welke locatie en tijdstip deze activiteit plaatsvindt. Bijkomende informatie over de verzekering kan bekomen worden bij de directie Studentenvoorzieningen en bij de Juridische dienst.