Over de aanpak in de samenwerking met welzijnspartners op en rond de school maak je best duidelijke en transparante afspraken. Alleen is de welzijnssector erg divers en gevarieerd zodat dit niet altijd evident te realiseren is, zeker niet voor scholen die met een veelheid aan problematieken en bijgevolg met verschillende organisaties en diensten in contact komen. Een OCMW heeft nu eenmaal een andere opdracht, met bijhorende aanpak en procedures, dan een Huis van het Kind of een vereniging waar armen het woord nemen. De toelichting over het aanbod van een organisatie kan verhelderend zijn.

Maar vaak wordt de vraag ‘hoe kunnen we nu concreet samenwerken, elkaar aanvullen, ons samen engageren?’ onvoldoende gesteld. In die zin is het belangrijk dat elkeen het eigen aanbod aangeeft, aangevuld met de vraag wat er gemist wordt of wat men meer of anders kan doen.

Een goede samenwerking vereist een zicht hebben op wie wat doet, welke diensten en welk aanbod er bestaan.

In de samenwerking is het gemeenschappelijk doel een noodzakelijk startpunt. Dit doel vertrekt vanuit de WHY. De zes bouwstenen voor een goede samenwerking hebben alvast als missie om de samenwerking op te zetten in functie van de maximale ontplooiing van kinderen en hun leerkansen te maximaliseren.

De WHY in het model van Sinek staat voor de waaromvraag:

• wat is onze missie?
• wat is ons ‘hoger’ doel om de samenwerking op te zetten?

Om de WHY samen helder te hebben, kan het helpen om zelf motieven te formuleren voor de interprofessionele samenwerking.

Na een helder doel volgt een goede taakverdeling. Dat schept duidelijkheid en versterkt het concrete engagement van elke partner. Taakverdeling geeft een antwoord op de vraag: ‘wie neemt wat op?’

Niet alle beroepsprofielen of functies zijn voor iedereen even duidelijk. Maak daarom helder wat je aanpak is en welke mogelijkheden elke professional binnen de samenwerking heeft.

Vergeet niet bij een taakverdeling stil te staan bij wie de coördinatie binnen de samenwerking op zich kan nemen. Hier is een expliciet antwoord van de partners in de samenwerking nodig. Benoem samen wat die ‘coördinatie-rol’ inhoudt en wie die opneemt.

Soms betekent samenwerken ook loslaten van oude afspraken of samenwerkingsverbanden: de context verandert, diverse beleidsniveaus drukken een stempel op de dagelijkse praktijk, enzovoort.

Wanneer een organisatie een nieuwe invulling krijgt en dus een andere rol dient op te nemen, heeft die verandering tijd nodig om te zoeken naar een efficiënte manier van samenwerken in de nieuwe context. Er is dus aandacht nodig voor elkaars agenda, tijd en de geldende flow in een organisatie naast het wettelijk kader.

Wanneer je zulke zaken expliciet maakt, groeit het begrip over waarom bepaalde beslissingen op zich laten wachten. Het gaat hierbij over tijd nemen en herhaling van de rollen en de inzet van mensen in een samenwerking.

Het RASCI-model is een helpend instrument over organisaties heen: wie is verantwoordelijk voor de uitvoering (Responsible), wie is eindverantwoordelijke (Accountable), wie ondersteunt (Supportive), wie wordt geraadpleegd (Consulted) en geïnformeerd (Informed)?

Wanneer men afspraken maakt, mag men niet kiezen voor een te strikte taakafbakening. Na enige tijd de afspraken evalueren is in die zin belangrijk: zit iedereen nog op spoor, moeten we bepaalde zaken aanpassen? Het is belangrijk dat de hele groep zich voor het RASCI-model verantwoordelijk voelt. Wanneer er bijvoorbeeld op een school een leerkracht uitvalt, wordt die vervangen (“een klas kinderen laten we niet alleen”). Maar als een brugfunctie wegvalt, laten we misschien wel twee gezinnen achter, die onder de radar verdwijnen? Wie vangt die connectie verder op?

Sociale complexiteit speelt een rol bij het kijken naar de uitdagingen op de brug tussen onderwijs en welzijn. Dat vereist een samenwerking waarin de taak die men opneemt kan evolueren naar een rol. Een rol is een bundeling van taken die een doel dienen en kan breder en flexibeler ingezet worden.

Samenwerken binnen onderwijs en welzijn betekent ook zorgvuldig omgaan met privacy, beroepsgeheim en ambtsgeheim. Transparant communiceren mag nooit ten koste gaan van de vertrouwensrelatie met gezinnen of van wettelijke kaders. Het is een voortdurende evenwichtsoefening tussen het uitwisselen van relevante informatie en het respecteren van privacy. Scholen willen voldoende informatie krijgen om het kind goed te kunnen opvolgen en voelen zich wat miskend wanneer ze bepaalde informatie niet krijgen.

Binnen de welzijnssector leeft de reflex van gedeeld beroepsgeheim waarbij hulpverleners informatie delen in functie van een gemeenschappelijk doel en transparant communiceren naar gezinnen. Een goede manier om knelpunten te vermijden, is organisaties die aan beroepsgeheim of ambtsgeheim gebonden zijn samen te brengen om afspraken te maken over het delen van informatie. Zo kan informatie-uitwisseling op een veilige, wettelijk correcte en doelgerichte manier verlopen.   

Vaak komt men al ver door de ouders als betrokken partij te vragen en mee te nemen zodat de informatie kan doorstromen. De betrokkene deelt dan zelf de info in aanwezigheid van de professionals.   

 “Vaak is er bij partners wel herkenning van bepaalde problemen, zelfs misschien één of andere eensgezindheid over hoe het zou moeten aangepakt worden, maar ja dat is natuurlijk altijd een beetje het slappe koord waarop dat wij dansen, wij zijn een actor binnen het flankerend onderwijsbeleid, wij kunnen bepaalde zaken benoemen, maar wij hebben geen mandaat om tegen een school bijvoorbeeld te zeggen, jullie moeten dit of dat doen. En dat blijft altijd een beetje dansen op een slap koord.” (opbouwwerker)  

“Omdat organisaties daar denken in taakafbakening, en ik denk ‘gastjes, stop een keer met denken in functies, maar denk een keer in rollen’. […] ik geloof niet dat alles perfect moet afgebakend zijn [...] Dus als je een systeem rond een school hebt, kun je beginnen af te spreken met mekaar. ‘Ok, wie doet er nu wat? Kom doet gij nu dat, doe ik dat. Allé goed.’ ‘Wie is nu de juiste persoon in dat gezin?’ Die vraag wordt veel te weinig gesteld.” (welzijnswerker)   

De praktijk toont hoe belangrijk het is om verschillen in omgang met beroepsgeheim expliciet te bespreken, zodat je vertrouwen en samenwerking kunt versterken.