Foto Privacyverklaring HOGENT

Privacyverklaring.

P

Privacyverklaring.

HOGENT wil maximaal inzetten op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in het algemeen en de bescherming van persoonsgegevens in het bijzonder. Zij doet dan in navolging van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (afgekort AVG of in het Engels General Data Protection Regulation of GDPR). Deze privacyverklaring bevat informatie over de manier waarop HOGENT deze persoonsgegevens verwerkt. HOGENT behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring te updaten, en dit in opvolging van bv. wijzigende technologieën, veranderingen in reglementering, ontwikkelen of wijzigen van bedrijfsprocessen, enz. ... 

Identiteit verwerkingsverantwoordelijke – Functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer)

De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is Hogeschool Gent (HOGENT), en wordt vertegenwoordigd door de algemeen directeur. De zetel van de verwerkingsverantwoordelijke is gelegen te 9000 Gent, G.de Duivelstraat 5 met als het ondernemingsnummer BE 0255 647 755.

Indien u vragen heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens zoals omschreven in deze privacyverklaring, kan u onze functionaris voor gegevensbescherming contacteren via dataprotectionofficer@hogent.be of via brief naar Hogeschool Gent, t.a.v. Functionaris gegevensbescherming, G. de Duivelstraat 5, 9000 Gent.

Toegang tot en ter beschikking stellen van persoonsgegevens aan derden

Persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor medewerkers van HOGENT die daar uit hoofde van hun functie of rol over moeten beschikken en die noodzakelijk zijn om de hierboven genoemde doelen te bereiken. 
Persoonsgegevens worden slechts aan een derde verstrekt wanneer:

  • de betrokkene daarvoor toestemming heeft gegeven;
  • een gerechtelijk bevel dit verplicht;
  • een wettelijke of contractuele verplichting dit noodzaakt;
  • het vitaal belang van een betrokkene dit noodzaakt;
  • (voor studenten:) dit kadert in het gebruik van faciliteiten van de UGent.

Wanneer een verwerking van persoonsgegevens namens HOGENT wordt verricht door een externe verwerker, zal HOGENT er via een verwerkersovereenkomst op toezien dat de verwerking aan de vereisten van de AVG voldoet en de bescherming van de rechten van de betrokkene is gewaarborgd. 

Beveiliging van persoonsgegevens

HOGENT stelt alles in het werk om persoonsgegevens te beschermen via accurate technische en organisatorische maatregelen via o.m.:

  • Digitale beveiliging via firewalls, VPN, segmentatie van netwerkschijven, Document management,…
  • Fysieke beveiliging: toegangscontrole via software, repliceren van datacentra, …
  • Accountbeveiliging: wachtwoordbeleid, encryptie, …

Via een generieke gedragscode voor de verwerking van persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie worden aan alle medewerkers van HOGENT principes en richtlijnen meegegeven over de manier waarop zij met persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie dienen om te gaan.

Wat zijn uw rechten?

Als betrokkene heeft u recht op inzage van uw persoonsgegevens. Daarnaast heeft u het recht om:

  • uw gegevens te laten verbeteren;
  • uw toestemming in te trekken; intrekking van een gegeven toestemming is steeds mogelijk zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens op basis van de eerder verleende toestemming;
  • uw gegevens te laten verwijderen;
  • de verwerking van uw gegevens te beperken;
  • bezwaar te uiten tegen de verwerking van je gegevens;
  • te vragen dat uw persoonsgegeven, als dat technisch mogelijk is, worden overgedragen aan een andere instelling waarvan u de diensten wilt gaan gebruiken.

Om uw rechten uit te oefenen, volstaat het een mail te sturen naar dataprotectionofficer@hogent.be. Het volstaat hierbij de persoonsgegevens te omschrijven die door HOGENT worden verwerkt, waarvoor u een recht wilt uitoefenen. Geef ook weer waarom u meent dat HOGENT een bepaalde actie moet ondernemen (bv. correctie, wissing,…)

Met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens kan u ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be

Doeleinden van de gegevensverwerking

HOGENT verwerkt de persoonsgegevens van (kandidaat-)studenten die aan de HOGENT een opleiding of vorming (wensen te) volgen en bijgevolg een (online) inschrijvingsaanvraag indienen, zich (her)inschrijven of zich laten registeren.

HOGENT verwerkt de persoonsgegevens in het kader van het uitvoeren van haar decretale onderwijsopdracht: het aanbieden en organiseren van onderwijsactiviteiten, het uitvoeren van onderzoek en het organiseren van maatschappelijke dienstverlening.

De persoonsgegevens worden dus gebruikt voor het beheer van de studieloopbaan van betrokken (kandidaat-)student in het kader van het onderwijsgebeuren. Daaronder vallen alle activiteiten die gekoppeld zijn aan het onderwijsgebeuren alsook alle administratief noodzakelijke verwerkingen van persoonsgegevens in functie van een kwaliteitsvolle uitvoering van de onderwijsopdracht van HOGENT. Hieronder vallen alle administratieve handelingen met betrekking tot de voorinschrijving, de inschrijving en de herinschrijving, studiegelden, studievoortgangsbeslissingen, studentenvoorzieningen. Daarnaast worden ook bedoeld de verwerkingen in het kader van studieadvies, studiekeuzebegeleiding, studie- en trajectbegeleiding, psychosociale begeleiding op vraag van betrokkene, kwaliteitszorg en alumniwerking.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

De volgende soorten persoonsgegevens worden verwerkt:

  • Identificatiegegevens (bv. naam, adres , telefoonnummer, rijksregisternummer, elektronische identificatiegegevens, identiteitskaartnummer,…)
  • Persoonlijke kenmerken (bv. geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit,…)
  • Samenstelling van het gezin (in het kader van eventuele financiële ondersteuning van de student bv. een dossier met betrekking tot studietoelagen of verminderd inschrijvingsgeld)
  • Financiële gegevens (bankrekeningnummer en eventueel andere gegevens omtrent de financiële situatie van de student voor zover dit relevant is voor de financiële ondersteuning van de student)
  • Woningkenmerken (in het kader van eventuele financiële ondersteuning van de student)
  • Opleiding en vorming (gegevens betreffende vooropleiding, studenten- en onderwijsadministratie, studiebegeleiding, studentenvoorzieningen evaluaties en studievoortgang, stages, ...)
  • Gegevens met betrekking tot beroep (bv. in het geval van werkstudenten)
  • Gegevens met betrekking tot vrijetijdsbesteding (in het kader van studentenvoorzieningen)
  • Beeld- en / of geluidsopnamen

Hoe gaan wij om met geluids- en/of beeldmateriaal?

Tijdens al dan niet onderwijsgerelateerde activiteiten binnen of in functie van HOGENT kan beeldmateriaal gemaakt worden waar beelden van studenten voorkomen. Wanneer het gaat om niet-gerichte beelden kan dit materiaal aangewend worden voor interne en externe publicaties. Vooraleer dit beeldmateriaal gebruikt wordt zullen de belangen van studenten steeds afgewogen worden tegen het belang van HOGENT. Gerichte beelden van studenten kunnen door HOGENT slechts voor publicaties worden gebruikt mits toestemming van de betrokken studenten.

Voor wat specifiek het gebruik van beeldmateriaal betreft met betrekking tot onderwijsactiviteiten en evaluaties, verwijzen wij naar de van toepassing zijnde Onderwijs- en Examenregeling.

Hoe gaan wij om met gevoelige persoonsgegevens?

Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, seksuele geaardheid of het lidmaatschap van een vakvereniging blijken, worden in principe niet verwerkt, tenzij op grond van bepalingen die in de AVG zijn voorzien (bv. het voldoen van verplichtingen of uitoefenen van rechten op het gebied van arbeidsrecht of sociale zekerheidsrecht, of in het kader van wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden, voor zover passende waarborgen worden geboden voor de grondrechten en fundamentele belangen van de betrokkenen).

Persoonsgegevens met betrekking tot de fysische en/of mentale gezondheid worden enkel verwerkt in het kader van het wettigen van afwezigheden, het behandelen van een zorgdossier of in het kader van het toekennen van studie- en/of examenfaciliteiten.

Rechtsgronden

  • Studenten- en onderwijsadministratie: Persoonsgegevens van studenten met betrekking tot de studenten- en onderwijsadministratie worden verwerkt op basis van een wettelijke grondslag (Codex Hoger Onderwijs) en een contractuele relatie via het ondertekenen van de toetredingsovereenkomst.
    Het gaat hier om identificatiegegevens, financiële gegevens, persoonlijke kenmerken, gegevens met betrekking tot opleiding en vorming. Voor de niet-verplichte verwerkingen in het kader van studenten- en onderwijsadministratie, wordt toestemming van de betrokkene gevraagd. Dit gebeurt bv. voor het ter beschikking stellen van studieresultaten aan de secundaire school.
  • Studiebegeleiding en studentenvoorzieningen: Voor wat verwerkingen van persoonsgegevens van studenten in het kader van studiebegeleiding en studentenvoorzieningen betreft, gaat het om identificatiegegevens, financiële gegevens, persoonlijke kenmerken, gegevens betreffende gezondheid en religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, nationaliteit, opleiding en vorming, leefgewoonten, samenstelling gezin, vrijetijdsbesteding, woningkenmerken, beroep. De verwerking gebeurt hier op een wettelijke of contractuele rechtsgrond, of op basis van toestemming.
  • Bewaartermijnen: Persoonsgegevens van studenten betreffende de studievoortgang, studieresultaten, behalen van credits, getuigschriften,… houden wij voor 50 jaar bij.
    Resultaten van schriftelijke evaluaties houden wij max. 1 kalenderjaar bij na het einde van het academiejaar, tenzij ingeval van betwisting.
    Persoonsgegevens verzameld door camera’s worden na 30 dagen overschreven.
    Persoonsgegevens van kandidaat-studenten die zich niet inschreven worden verwijderd ten laatste 1 jaar na het laatste contactmoment.

HOGENT verwerkt de persoonsgegevens van medewerkers voor de organisatie van personeelsaangelegenheden zoals de werving en selectie, personeelsbeheer en personeelsadministratie.
Het gaat hierbij om identificatiegegevens, financiële gegevens, persoonlijke kenmerken, opleiding en vorming, beroep en betrekking en samenstelling van het gezin.

Deze persoonsgegevens worden verwerkt op basis van wettelijke bepalingen, op basis van een contractuele relatie, en op basis van het gerechtvaardigd belang.

Voor de verwerking van de loonadministratie wordt een beroep gedaan op externe verwerkers (AHOVOKS, Sd Worx).

De persoonsgegevens worden bewaard gedurende de termijn van de aanstelling of aanwerving en tot 7 jaar na beëindiging van de arbeidsovereenkomst of aanstelling.

Voor sollicitanten bewaren wij de CV’s gedurende max. 2 jaar na het afsluiten of invullen van de vacature.
Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen inzake preventie, bescherming en welzijn op het werk, doet HOGENT een beroep op een externe dienst.
Aan deze dienstenleverancier worden identificatiegegevens overgemaakt, nodig voor de opmaak van een administratief dossier en een gezondheidsdossier. De overdracht van de aangeleverde persoonsgegevens aan deze externe dienst is een overdracht van persoonsgegevens tussen onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken. Een gelijkaardige overdracht van persoonsgegevens geschiedt t.a.v. de verzekeraars die een dienstenovereenkomst hebben afgesloten).

HOGENT verwerkt de persoonsgegevens van sollicitanten voor de organisatie van de werving en selectie en het aanleggen van een wervingsreserve. Het gaat hierbij om identificatiegegevens, financiële gegevens, persoonlijke kenmerken, opleiding en vorming, beroep en betrekking, en de door de sollicitant vrijwillig doorgegeven informatie. Door het versturen van de sollicitatie ga je ermee akkoord dat de persoonsgegevens worden verwerkt door HOGENT en worden opgenomen in onze databank. Deze gegevens zullen door de mensen die betrokken zijn bij de sollicitatie vertrouwelijk worden behandeld en uitsluitend worden gebruikt voor de sollicitatieprocedure bij HOGENT.

Wij zullen geen informatie verstrekken aan derden, tenzij wij daartoe op grond van de wet verplicht zijn.

Het platform via hetwelk persoonsgegevens worden verwerkt, gebeurt via een externe verwerker met wie een verwerkingsovereenkomst conform de EVG is afgesloten.

HOGENT bewaart de gegevens van sollicitanten tijdens en na de wervings- en selectieprocedure. Na afloop van de wervings- en selectieprocedure worden de gegevens van sollicitanten maximaal 2 jaar bewaard. Nadat de periode waarin de gegevens van de sollicitant worden bewaard is verstreken, worden deze uit de databank van HOGENT verwijderd. Sollicitanten kunnen op basis van het aangemaakte profiel op elk moment ook zelf aangeven of ze hun gegevens verwijderd (geanonimiseerd) willen zien.

Medecontractanten

Persoonsgegevens van medecontractanten, leveranciers, dienstverleners, aannemers van bouwwerken,… in het kader van de bedrijfsvoering van HOGENT worden enkel verwerkt ter uitvoering van contractuele afspraken, het bijhouden van de financiële administratie, het beheren van contracten, enz… Het gaat hierbij om identificatiegegevens en financiële gegevens. Deze persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het uitvoeren van de diensten, of tot wanneer wetgeving dit vereist.

Gegevens van alumni en contacten uit het werkveld

Voor welomschreven rechtmatige en duidelijk verwoorde educatieve doeleinden, zoals bv. navormingen of bevragingen in het kader van kwaliteitszorg, kan u als alumnus of contactpersoon uit het werkveld op basis van gerechtvaardigd belang door HOGENT gecontacteerd worden. De verwerkte persoonsgegevens betreffen identificatiegegevens, gegevens met betrekking tot vorming en opleiding en gegevens met betrekking tot het beroep. Wel zal bij de verwerking van deze persoonsgegevens aan de hand van een belangenafweging nagegaan worden in hoeverre de belangen van de betrokkenen niet zwaarder doorwegen dan het gerechtvaardigd belang van HOGENT. U kan steeds aangeven dat u hiervoor niet verder gecontacteerd mag worden.

Gegevens van deelnemers aan vormingen

Persoonsgegevens van deelnemers  aan vormingen worden verwerkt in het kader van de organisatie van vormingsactiviteiten, en eventueel het verstrekken van attesten. Deze gegevens worden bijgehouden tot het einde van de vorming, of tot wanneer wetgeving dit vereist. In het kader van het uitreiken van attesten kunnen deze persoonsgegevens langer bijgehouden worden om eventuele duplicata te verstrekken. Op basis van het gerechtvaardigd belang kunnen deelnemers gecontacteerd worden voor gelijkaardige vormingen binnen hetzelfde onderzoeks- of vakgebied. Aan de hand van een belangenafweging nagegaan worden in hoeverre de belangen van de betrokkenen niet zwaarder doorwegen dan het gerechtvaardigd belang van HOGENT. U kan steeds aangeven dat u hiervoor niet verder gecontacteerd mag worden.

Versie: november 2020